การจัดมีตติ้ง การสัมมนา หรือแถลงข่าวของบริษัทในแต่ละครั้ง นอกจากจะเป็นการสร้างความรับรู้ให้กับพนักงานในองค์กร และบุคคลภายนอกแล้ว ยังเป็นการสร้างเอกลักษณ์ให้กับองค์กรอีกทางหนึ่ง จึงไม่แปลกที่เราจะเห็นว่าการจัดงานในแต่ละครั้ง จะมีธีมหรือสีประจำงานเพื่อแสดงถึงความเป็นหนึ่งเดียวให้กับภาพลักษณ์ขององค์กรนั้น นอกจากนี้การจัดงานประชุมยังคงมีอีกหลายปัจจัยที่ผู้จัดงานต้องคำนึงถึง เพื่อให้งานนั้นได้ผลลัพธ์ตรงกับวัตถุประสงค์ และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด วันนี้เราจะมาพูดถึง 5 ปัจจัยสำคัญที่ทำให้งานประชุมนั้นราบรื่น ตรงใจทุกคน

1. การเดินทางที่สะดวก คงปฏิเสธไม่ได้ว่าในปัจจุบันนี้การเดินทางกลายเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกคนต้องคำนึงถึง เพราะช่วงเวลาบนถนนในกรุงเทพฯ นั้น หลายคนคงรู้ดีว่า เราไม่สามารถกำหนดเวลาได้อย่างแน่นอนและในบางครั้งก็ต้องเผื่อเวลาตั้งแต่ 30 นาที – 1 ชั่วโมง เพื่อให้สามารถถึงจุดหมายได้ทันเวลา หรือหากต้องไปยังสถานที่ๆ ค่อนข้างไกลต่อระบบขนส่งมวลชนก็อาจจะกลายเป็นเรื่องที่ลำบากสำหรับคนที่ไม่มีรถยนต์จนพาลให้ไม่อยากไปเข้าร่วมงาน ดังนั้นการเลือกสถานที่ที่อยู่ติดสถานีรถไฟฟ้า ไม่ว่าจะบนดินหรือใต้ดินจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ควรคำนึงถึงเป็นอันดับแรก เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าร่วมงานทุกคน

2. ฟังก์ชั่นของห้องที่ตอบโจทย์ เพราะการจัดงานในปัจจุบันไม่เป็นเพียงการพบปะเพื่อสร้างความรับรู้เท่านั้น แต่เป็นการสร้างภาพลักษณ์และความเป็นหนึ่งเดียวกันของผู้ที่เข้าร่วมงาน เราจึงต้องเลือกสถานที่ที่สามารถรองรับความต้องการ เหมาะกับรูปแบบของงานและส่งเสริมให้ภาพลักษณ์นั้นออกมาโดดเด่นตรงใจเจ้าของงานมากที่สุด เช่น เลือกสถานที่ๆ มีโถงเพดานสูงเพื่อให้บรรยากาศภายในงานดูโล่งโปร่งสบาย สามารถใช้ลูกเล่นของการตกแต่งให้งานออกมาดูมีความแฟนตาซีมากยิ่งขึ้น สำหรับงานด้านการแสดง โชว์ หรือคอนเสิร์ต เลือกห้องที่มีสีสัน มีชีวิตชีวาสำหรับงานประชุมสัมมนาที่ช่วยกระตุ้นให้ผู้ร่วมประชุมมีความคิดสร้างสรรค์ที่ไหลลื่นได้มากขึ้น

3. เต็มอิ่มด้วยเมนูขนม เครื่องดื่มหรืออาหารที่หลากหลาย เริ่มวันด้วยกาแฟซักแก้วจากร้านกาแฟคุณภาพดี เสิร์ฟพร้อมขนมปังอุ่นๆ หรือเป็นช่วงพักเบรคที่ทุกคนต่างต้องการพักผ่อนสมองจากความคิดชั่วคราวด้วยเครื่องดื่มร้อนชั้นดี ช่วงพักกลางวันที่อุดมไปด้วยอาหารเลิศรสที่พร้อมให้บริการถึงที่ เพราะไม่ใช่แค่กองทัพต้องเดินด้วยท้อง แต่การเสิร์ฟอาหารดีๆ ให้กับผู้เข้าร่วมงาน ก็ถือเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่แสดงออกถึงความใส่ใจที่ผู้จัดงานไม่ควรมองข้าม เพื่อให้งานราบรื่นและมีความสุขในทุกฝ่าย

4. มีทีมงานที่พร้อมรับทุกความท้าทาย เบื้องหน้าจะสวยงามที่สุดได้ก็ด้วยเพราะทีมเบื้องหลังมีความเชี่ยวชาญ และพร้อมรับกับทุกความคาดหมายที่อาจจะมาแบบไม่ทันตั้งตัว ดังนั้นการมีทีมงานมืออาชีพที่ช่วยคอยให้การสนับสนุนและดูแล อย่างเช่น Business center ที่สามารถอำนวยความสะดวก คอยเป็นศูนย์กลางแห่งการประสานงานอย่างมืออาชีพและรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมล์ การประชุมทางไกล หรือแม้กระทั่ง งานพิมพ์หรือถ่ายเอกสารที่ต้องใช้กระทันหัน

5. มองหาพื้นที่สร้างแรงบันดาลใจ การมองหาพื้นที่ใหม่ๆ เพื่อเปลี่ยนบรรยากาศของงานหรือการประชุม นิทรรศการต่างๆ ด้วยการหนีจากความจอแจในย่านธุรกิจ ก็เป็นอีกหนึ่งแนวคิดที่จะช่วยทำให้เหล่าพนักงานในองค์กรหรือแม้แต่ลูกค้า ได้พบกับแหล่งสร้างแรงบันดาลใจแห่งใหม่ ที่อาจช่วยต่อยอดทางการทำงานหรือธุรกิจได้ในอนาคต เพียงนั่งรถไฟฟ้า 20 นาทีจากใจกลางกรุงเทพมหานครมาที่สถานีรถไฟฟ้าบางนา มาที่ “ศูนย์นิทรรศการและการประชุมไบเทค” ที่ตอบโจทย์ทุกฟังก์ชั่นการจัดแสดงสินค้าและการประชุม ไม่ว่าจะเป็น Event Halls, Grand Halls, Meeting Rooms ซึ่งแต่ละฮอลล์จะมีรูปแบบและคาแรคเตอร์แตกต่างกันออกไป และโซนใหม่ล่าสุดของไบเทค BHIRAJ Convention Centre ในฟังก์ชั่นของ BHIRAJ Halls ที่มีอุปกรณ์รองรับการจัดนิทรรศการและการประชุมที่ครบครัน เหมาะสำหรับสร้างเอกลักษณ์ให้กับงาน และส่งต่อแรงบันดาลใจให้กับผู้เข้าร่วมงานไปพร้อมๆ กัน

สามารถเข้าไปได้ที่ www.bitec.co.th

The post 5 สิ่งที่ออร์แกไนซ์เซอร์ต้องรู้ก่อนจัดมีตติ้งสำคัญ first appeared on MeMagazine.